報告が遅れて申し訳ありませんでした。芸工の部費を教学からなぜ頂けなかったのかの説明と報告をいたします。
まず芸工のサークルの部費の譲渡のシステムを説明します。芸工ではサークルでかかる1年分の経費をその年度の3月中旬に年度分まとめて支払われます。支払の可否はその時期に提出される書類によって審査されます。書類はその年度の活動にかかった経費の証明書で、サークル名義のレシート、領収書等を貼り付け、その金額の収支等を計算し記入します。これらが芸工サークルの部費の譲渡の仕組みです。
今回部費を教学から頂けなかった理由は私の書類準備の怠慢にあります。まず、書類の提出期限が守られなかったことです。提出期限を誤り、1週間ほど遅れて提出していました。次にレシートや領収書の収集の怠りです。通常大会等の終了後、大会参加費、その他経費のレシートを回収するはずだったのですが、その回収が圧倒的に足りず、審査を通らない原因になってしました。
以上の非常に初歩的なミスにより、審査を通過できず部費を頂くことができませんでした。大変申し訳ありませんでした。
今後同じことを起こさないための方針として、今年度の経費材料の回収の徹底、私だけの管理では再発の恐れがあるので、芸工部員の皆様にも関係のありそうな経費が発生した場合レシートを保存すること、会計の武井にレシートを渡すことのご協力をお願いします。また、次会計の教育も徹底し、このようなことが起こらないようにしたいと思います。
大金が絡む審査を逃し部員の皆様に負担をかけたことをこの場をお借りして謝罪いたします。申し訳ありませんでした。
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2014年度芸工部費の審査逃しとお詫びについて No.322 2015/05/11(Mon)
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